Informativa sulla Privacy
In vigore dal 1 luglio 2026
La presente informativa descrive come HubTec S.r.l.tratta i dati personali degli utenti dell'applicazione e dei servizi Talki(l'“App”), un assistente telefonico basato su intelligenza artificiale che risponde alle chiamate per conto dell'utente. Trattiamo i dati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è HubTec S.r.l., Via A. Garbini 15, 37135 Verona (VR), Italia, P.IVA IT04965500236. Per qualsiasi questione relativa alla privacy puoi scrivere a privacy@hubtec.it. Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è raggiungibile a dpo@hubtec.it.
2. Quali dati raccogliamo
- Dati dell'account: nome, indirizzo email e credenziali di accesso (gestite tramite Supabase; l'accesso può avvenire anche con Google o Microsoft).
- Configurazione dell'assistente: impostazioni, istruzioni (prompt) e documenti della base di conoscenza che carichi.
- Contatti e calendario: quando colleghi un account Google o Microsoft, i contatti e gli eventi di calendario necessari a gestire appuntamenti e riconoscere i chiamanti.
- Dati delle chiamate: registrazioni audio, trascrizioni, riepiloghi generati dall'AI, numero di telefono del chiamante, orario e durata, e le richieste non risolte.
- Dati di pagamento: lo stato dell'abbonamento. I dati della carta sono trattati direttamente da Stripe e non transitano dai nostri server.
- Dati tecnici: log tecnici, metriche di funzionamento e diagnostica necessari alla sicurezza e alla stabilità del servizio.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Fornire l'App e l'assistente telefonico | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Gestire l'account e l'autenticazione | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Rispondere alle chiamate, trascriverle e riepilogarle | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Sincronizzare contatti e calendario collegati | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento |
| Gestire abbonamenti e pagamenti | Esecuzione del contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b/c) |
| Sicurezza, prevenzione abusi e diagnostica | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Adempiere a obblighi legali (es. fiscali) | Obbligo legale (art. 6.1.c) |
4. Utilizzo dei dati delle API di Google (Limited Use)
L'uso e il trasferimento da parte di Talki delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use. In particolare, i dati ottenuti dai servizi Google (contatti e calendario) sono usati esclusivamente per fornire e migliorare le funzionalità visibili all'utente; non sono ceduti a terzi se non per erogare il servizio o per obblighi di legge; non sono usati per pubblicità; e nessun essere umano li legge se non con il consenso dell'utente, per finalità di sicurezza, o ove imposto dalla legge.
5. Registrazione e trascrizione delle chiamate
L'assistente può registrare e trascrivere le chiamate in entrata per fornirti trascrizioni, riepiloghi e per gestire le richieste. All'inizio della chiamata viene riprodotto un avviso al chiamante che informa della presenza di un assistente AI e dell'eventuale registrazione. In quanto utente sei responsabile di configurare tale avviso e di informare adeguatamente i tuoi chiamanti nel rispetto della normativa applicabile.
6. Fornitori e responsabili del trattamento
Ci avvaliamo di fornitori selezionati che trattano i dati per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento:
- Supabase — autenticazione e database (dati account, configurazione, chiamate).
- Google— Gemini/Gemini Live per l'elaborazione vocale e linguistica dell'AI, oltre a login, contatti e calendario (se collegati).
- Microsoft — login, contatti e calendario Outlook (se collegati).
- Stripe — elaborazione dei pagamenti e degli abbonamenti.
- Amazon Web Services (AWS EC2)— hosting dell'infrastruttura (eu-central-1 (Frankfurt, EU)).
- Setera — instradamento delle chiamate telefoniche e numerazione.
- Grafana Cloud — metriche e log tecnici per il monitoraggio del servizio.
7. Trasferimenti extra-UE
Alcuni fornitori (ad es. Google, Stripe) possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento è garantito da meccanismi adeguati previsti dal GDPR, come le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o decisioni di adeguatezza.
8. Conservazione dei dati
- I dati delle chiamate (registrazioni, trascrizioni, riepiloghi, contatti dei chiamanti) sono conservati al massimo 365 giorni, poi cancellati automaticamente.
- I dati dell'accountsono conservati finché l'account è attivo. Alla richiesta di cancellazione il servizio viene disattivato subito e i dati sono eliminati definitivamente dopo un periodo di ripensamento di 30 giorni (vedi la pagina di cancellazione).
- Alcuni dati (es. documenti fiscali relativi ai pagamenti) possono essere conservati più a lungo ove imposto dalla legge.
9. I tuoi diritti
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, oltre al diritto di revocare in ogni momento i consensi prestati. Puoi:
- Esportare i tuoi dati e cancellare l'accountdirettamente dall'App (Impostazioni), oppure dalla pagina dedicata.
- Scrivere a privacy@hubtec.it per esercitare qualsiasi diritto.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali).
10. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (cifratura in transito, controllo degli accessi, segregazione dei segreti) per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione.
11. Minori
Il servizio è rivolto a professionisti e imprese e non è destinato a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
12. Modifiche
Potremmo aggiornare questa informativa. In caso di modifiche sostanziali ne daremo avviso tramite l'App o via email. La data di entrata in vigore è indicata in cima alla pagina.
13. Contatti
Per qualsiasi domanda su questa informativa: privacy@hubtec.it. Versione pubblica: https://app.talki.it/privacy.
This policy explains how HubTec S.r.l. processes the personal data of users of the Talkiapplication and services (the “App”), an AI-powered phone assistant that answers calls on the user's behalf. We process data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).
1. Data Controller
The data controller is HubTec S.r.l., Via A. Garbini 15, 37135 Verona (VR), Italia, VAT IT04965500236. For any privacy matter, contact privacy@hubtec.it. Our Data Protection Officer can be reached at dpo@hubtec.it.
2. Data we collect
- Account data: name, email address and login credentials (managed via Supabase; sign-in may also use Google or Microsoft).
- Assistant configuration: settings, instructions (prompts) and knowledge-base documents you upload.
- Contacts and calendar: when you connect a Google or Microsoft account, the contacts and calendar events needed to manage appointments and recognize callers.
- Call data: audio recordings, transcripts, AI-generated summaries, the caller's phone number, time and duration, and unresolved requests.
- Payment data: subscription status. Card details are handled directly by Stripe and never reach our servers.
- Technical data: technical logs, operational metrics and diagnostics needed for security and reliability.
3. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (Art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Provide the App and phone assistant | Performance of a contract (Art. 6.1.b) |
| Manage the account and authentication | Performance of a contract (Art. 6.1.b) |
| Answer, transcribe and summarize calls | Performance of a contract (Art. 6.1.b) |
| Sync connected contacts and calendar | Consent (Art. 6.1.a), withdrawable anytime |
| Manage subscriptions and payments | Contract and legal obligations (Art. 6.1.b/c) |
| Security, abuse prevention and diagnostics | Legitimate interest (Art. 6.1.f) |
| Comply with legal obligations (e.g. tax) | Legal obligation (Art. 6.1.c) |
4. Google API Services — Limited Use
Talki's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Userequirements. Specifically, data obtained from Google services (contacts and calendar) is used solely to provide and improve user-facing features; is not transferred to others except to provide the service or as required by law; is not used for advertising; and is not read by humans except with the user's consent, for security purposes, or where required by law.
5. Call recording and transcription
The assistant may record and transcribe incoming calls to provide you with transcripts, summaries and request handling. At the start of a call a notice is played informing the caller that an AI assistant is in use and that the call may be recorded. As the user, you are responsible for configuring this notice and for adequately informing your callers in accordance with applicable law.
6. Processors and service providers
We rely on selected providers that process data on our behalf:
- Supabase — authentication and database.
- Google — Gemini/Gemini Live for AI voice and language processing, plus sign-in, contacts and calendar (if connected).
- Microsoft — sign-in, Outlook contacts and calendar (if connected).
- Stripe — payment and subscription processing.
- Amazon Web Services (AWS EC2) — infrastructure hosting (eu-central-1 (Frankfurt, EU)).
- Setera — telephone call routing and numbering.
- Grafana Cloud — technical metrics and logs for monitoring.
7. International transfers
Some providers (e.g. Google, Stripe) may process data outside the European Economic Area. Where this happens, transfers are safeguarded by appropriate GDPR mechanisms such as the European Commission's Standard Contractual Clauses or adequacy decisions.
8. Data retention
- Call data (recordings, transcripts, summaries, caller contacts) is kept for at most 365 days, then automatically deleted.
- Account data is kept while the account is active. On a deletion request the service is disabled immediately and data is permanently erased after a 30-day grace period (see the deletion page).
- Some data (e.g. payment/tax records) may be retained longer where required by law.
9. Your rights
Under Articles 15–22 GDPR you have the rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and the right to withdraw consent at any time. You can:
- Export your data and delete your account directly in the App (Settings), or via the dedicated page.
- Email privacy@hubtec.it to exercise any right.
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (in Italy, the Garante per la protezione dei dati personali).
10. Security
We apply appropriate technical and organizational measures (encryption in transit, access control, secret segregation) to protect data against unauthorized access, loss or disclosure.
11. Children
The service is intended for professionals and businesses and is not directed to persons under 18. We do not knowingly collect data from minors.
12. Changes
We may update this policy. For material changes we will notify you in the App or by email. The effective date is shown at the top of the page.
13. Contact
Questions about this policy: privacy@hubtec.it. Public version: https://app.talki.it/privacy.