Informativa sulla Privacy
In vigore dal 25 settembre 2026
La presente informativa descrive come HubTec S.r.l.tratta i dati personali degli utenti dell'applicazione e dei servizi Talki(l'“App”), un assistente telefonico basato su intelligenza artificiale che risponde alle chiamate per conto dell'utente. Trattiamo i dati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è HubTec S.r.l., Via A. Garbini 15, 37135 Verona (VR), Italia, P.IVA IT04965500236. Per qualsiasi questione relativa alla privacy puoi scrivere a privacy@hubtec.it. Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è raggiungibile a dpo@hubtec.it.
2. Quali dati raccogliamo
- Dati dell'account: nome, indirizzo email e credenziali di accesso (gestite tramite Supabase; l'accesso può avvenire anche con Google o Microsoft).
- Configurazione dell'assistente: impostazioni, istruzioni (prompt) e documenti della base di conoscenza che carichi.
- Contatti e calendario: quando colleghi un account Google o Microsoft, i contatti e gli eventi di calendario necessari a gestire appuntamenti e riconoscere i chiamanti.
- Rubrica del telefono: se attivi l'importazione dall'app mobile, copiamo dalla rubrica del tuo dispositivo esclusivamente nome, cognome, numero di telefono e aziendadei tuoi contatti, per riconoscere chi ti chiama. Non copiamo email, indirizzi, foto, note, compleanni né altri campi della scheda. Questi contatti non compaiono nell'elenco clienti e non sono usati per finalità di marketing né ceduti a terzi.
- Dati delle chiamate: registrazioni audio, trascrizioni, riepiloghi generati dall'AI, numero di telefono del chiamante, orario e durata, e le richieste non risolte.
- Chiavi API, app collegate e webhook: i nomi, i permessi concessi e gli indirizzi di destinazione che configuri, e un registro delle operazioni su di essi (creazione, rotazione, revoca, autorizzazione) con l'indirizzo IP da cui sono state fatte. Se registri un'app nella console per sviluppatori, anche i dati dell'app (nome, sito web, logo, indirizzi di reindirizzamento), che mostriamo agli utenti a cui chiedi l'autorizzazione.
- Dati di pagamento: lo stato dell'abbonamento. I dati della carta sono trattati direttamente da Stripe e non transitano dai nostri server.
- Dati tecnici: log tecnici, metriche di funzionamento e diagnostica necessari alla sicurezza e alla stabilità del servizio.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Fornire l'App e l'assistente telefonico | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Gestire l'account e l'autenticazione | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Rispondere alle chiamate, trascriverle e riepilogarle | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Sincronizzare contatti e calendario collegati | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento |
| Importare la rubrica del telefono per riconoscere i chiamanti | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento |
| Trasmettere dati alle app, alle chiavi API e ai webhook che autorizzi | Esecuzione del contratto, su tua istruzione (art. 6.1.b) |
| Registrare le operazioni su chiavi API, app e webhook | Legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) |
| Gestire abbonamenti e pagamenti | Esecuzione del contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b/c) |
| Sicurezza, prevenzione abusi e diagnostica | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Adempiere a obblighi legali (es. fiscali) | Obbligo legale (art. 6.1.c) |
4. Utilizzo dei dati delle API di Google (Limited Use)
L'uso e il trasferimento da parte di Talki delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use. In particolare, i dati ottenuti dai servizi Google (contatti e calendario) sono usati esclusivamente per fornire e migliorare le funzionalità visibili all'utente; non sono ceduti a terzi se non per erogare il servizio o per obblighi di legge; non sono usati per pubblicità; e nessun essere umano li legge se non con il consenso dell'utente, per finalità di sicurezza, o ove imposto dalla legge.
5. Registrazione e trascrizione delle chiamate
L'assistente può registrare e trascrivere le chiamate in entrata per fornirti trascrizioni, riepiloghi e per gestire le richieste. All'inizio della chiamata viene riprodotto un avviso al chiamante che informa della presenza di un assistente AI e dell'eventuale registrazione. In quanto utente sei responsabile di configurare tale avviso e di informare adeguatamente i tuoi chiamanti nel rispetto della normativa applicabile.
6. App collegate, chiavi API e webhook
Sui piani che lo prevedono puoi collegare Talkiad altri software (ad esempio un CRM o un gestionale) creando una chiave API, autorizzando un'app di terze parti dalla schermata di consenso o configurando un webhook verso un indirizzo che scegli tu. In tutti questi casi trasmettiamo i dati solo su tua istruzione:
- il destinatario riceve solo i dati coperti dai permessi che concedi — ad esempio chiamate e relativi riepiloghi, contatti, appuntamenti, servizi e disponibilità — e i permessi richiesti ti sono mostrati prima che tu li conceda;
- le trascrizioni delle chiamatesono trasmesse solo se concedi il permesso dedicato («Leggere il testo completo delle conversazioni con i tuoi clienti»), che non è mai compreso negli altri permessi, e solo se l'account conserva le trascrizioni. Sono trascrizioni automatiche e possono contenere errori. L'audio delle chiamate non è mai trasmesso;
- il destinatario è scelto da te e non è un nostro fornitore: tratta i dati che riceve secondo i propri termini e la propria informativa. Per i dati dei tuoi chiamanti sei tu a decidere se e a chi trasmetterli (vedi i Termini di Servizio);
- puoi revocare una chiave, scollegare un'app o eliminare un webhook in qualsiasi momento: da quel momento non trasmettiamo più dati a quel destinatario. I dati che ha già ricevuto restano soggetti alle sue regole.
7. Fornitori e responsabili del trattamento
Ci avvaliamo di fornitori selezionati che trattano i dati per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento:
- Supabase — autenticazione e database (dati account, configurazione, chiamate).
- Google— Gemini/Gemini Live per l'elaborazione vocale e linguistica dell'AI, oltre a login, contatti e calendario (se collegati).
- Microsoft — login, contatti e calendario Outlook (se collegati).
- Stripe — elaborazione dei pagamenti e degli abbonamenti.
- Amazon Web Services (AWS EC2)— hosting dell'infrastruttura (eu-central-1 (Frankfurt, EU)).
- Setera — instradamento delle chiamate telefoniche e numerazione.
- Grafana Cloud — metriche e log tecnici per il monitoraggio del servizio.
8. Trasferimenti extra-UE
Alcuni fornitori (ad es. Google, Stripe) possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento è garantito da meccanismi adeguati previsti dal GDPR, come le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o decisioni di adeguatezza.
9. Conservazione dei dati
- I dati delle chiamate (registrazioni, trascrizioni, riepiloghi, contatti dei chiamanti) sono conservati al massimo 365 giorni, poi cancellati automaticamente.
- I dati dell'accountsono conservati finché l'account è attivo. Alla richiesta di cancellazione il servizio viene disattivato subito e i dati sono eliminati definitivamente dopo un periodo di ripensamento di 30 giorni (vedi la pagina di cancellazione).
- La copia della rubrica(rubrica del telefono e contatti Outlook) è conservata finché il relativo consenso resta attivo: quando lo disattivi, o quando scolleghi l'account Microsoft, la copia è cancellata immediatamente.
- I log di consegna dei webhook (contenuto inviato e risposta ricevuta) sono conservati 30 giorni; il registro delle operazioni su chiavi API, app e webhook 12 mesi.
- Alcuni dati (es. documenti fiscali relativi ai pagamenti) possono essere conservati più a lungo ove imposto dalla legge.
10. I tuoi diritti
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, oltre al diritto di revocare in ogni momento i consensi prestati. Puoi:
- Esportare i tuoi dati e cancellare l'accountdirettamente dall'App (Impostazioni), oppure dalla pagina dedicata.
- Scrivere a privacy@hubtec.it per esercitare qualsiasi diritto.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali).
11. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (cifratura in transito, controllo degli accessi, segregazione dei segreti) per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione.
12. Minori
Il servizio è rivolto a professionisti e imprese e non è destinato a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
13. Modifiche
Potremmo aggiornare questa informativa. In caso di modifiche sostanziali ne daremo avviso tramite l'App o via email. La data di entrata in vigore è indicata in cima alla pagina.
14. Contatti
Per qualsiasi domanda su questa informativa: privacy@hubtec.it. Versione pubblica: https://app.talki.it/privacy.
This policy explains how HubTec S.r.l. processes the personal data of users of the Talkiapplication and services (the “App”), an AI-powered phone assistant that answers calls on the user's behalf. We process data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).
1. Data Controller
The data controller is HubTec S.r.l., Via A. Garbini 15, 37135 Verona (VR), Italia, VAT IT04965500236. For any privacy matter, contact privacy@hubtec.it. Our Data Protection Officer can be reached at dpo@hubtec.it.
2. Data we collect
- Account data: name, email address and login credentials (managed via Supabase; sign-in may also use Google or Microsoft).
- Assistant configuration: settings, instructions (prompts) and knowledge-base documents you upload.
- Contacts and calendar: when you connect a Google or Microsoft account, the contacts and calendar events needed to manage appointments and recognize callers.
- Phone address book: if you enable the import in the mobile app, we copy from your device's address book only your contacts' first name, last name, phone number and company, in order to recognize who is calling you. We do not copy email addresses, postal addresses, photos, notes, birthdays or any other field. These contacts do not appear in your client list, and are never used for marketing or shared with third parties.
- Call data: audio recordings, transcripts, AI-generated summaries, the caller's phone number, time and duration, and unresolved requests.
- API keys, connected apps and webhooks: the names, granted permissions and destination addresses you configure, and a log of the operations on them (creation, rotation, revocation, authorization) with the IP address they were made from. If you register an app in the developer console, also the app's details (name, website, logo, redirect addresses), which we show to the users you ask for authorization.
- Payment data: subscription status. Card details are handled directly by Stripe and never reach our servers.
- Technical data: technical logs, operational metrics and diagnostics needed for security and reliability.
3. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (Art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Provide the App and phone assistant | Performance of a contract (Art. 6.1.b) |
| Manage the account and authentication | Performance of a contract (Art. 6.1.b) |
| Answer, transcribe and summarize calls | Performance of a contract (Art. 6.1.b) |
| Sync connected contacts and calendar | Consent (Art. 6.1.a), withdrawable anytime |
| Import the phone address book to recognize callers | Consent (Art. 6.1.a), withdrawable anytime |
| Send data to the apps, API keys and webhooks you authorize | Performance of a contract, on your instruction (Art. 6.1.b) |
| Log operations on API keys, apps and webhooks | Legitimate interest in security (Art. 6.1.f) |
| Manage subscriptions and payments | Contract and legal obligations (Art. 6.1.b/c) |
| Security, abuse prevention and diagnostics | Legitimate interest (Art. 6.1.f) |
| Comply with legal obligations (e.g. tax) | Legal obligation (Art. 6.1.c) |
4. Google API Services — Limited Use
Talki's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Userequirements. Specifically, data obtained from Google services (contacts and calendar) is used solely to provide and improve user-facing features; is not transferred to others except to provide the service or as required by law; is not used for advertising; and is not read by humans except with the user's consent, for security purposes, or where required by law.
5. Call recording and transcription
The assistant may record and transcribe incoming calls to provide you with transcripts, summaries and request handling. At the start of a call a notice is played informing the caller that an AI assistant is in use and that the call may be recorded. As the user, you are responsible for configuring this notice and for adequately informing your callers in accordance with applicable law.
6. Connected apps, API keys and webhooks
On the plans that include it you can connect Talki to other software (for example a CRM or a management system) by creating an API key, by authorizing a third-party app on the consent screen, or by configuring a webhook to an address you choose. In each case we send data only on your instruction:
- the recipient receives only the data covered by the permissions you grant — for example calls and their summaries, contacts, appointments, services and availability — and the permissions requested are shown to you before you grant them;
- call transcripts are sent only if you grant the dedicated permission («Leggere il testo completo delle conversazioni con i tuoi clienti» — read the full text of conversations with your customers), which is never included in any other permission, and only if the account keeps transcripts. They are automatic transcripts and may contain errors. Call audio is never sent;
- the recipient is chosen by you and is not one of our providers: it processes the data it receives under its own terms and policy. For your callers' data, it is you who decides whether and to whom it is sent (see the Terms of Service);
- you can revoke a key, disconnect an app or delete a webhook at any time: from then on we send no further data to that recipient. Data it has already received remains subject to its own rules.
7. Processors and service providers
We rely on selected providers that process data on our behalf:
- Supabase — authentication and database.
- Google — Gemini/Gemini Live for AI voice and language processing, plus sign-in, contacts and calendar (if connected).
- Microsoft — sign-in, Outlook contacts and calendar (if connected).
- Stripe — payment and subscription processing.
- Amazon Web Services (AWS EC2) — infrastructure hosting (eu-central-1 (Frankfurt, EU)).
- Setera — telephone call routing and numbering.
- Grafana Cloud — technical metrics and logs for monitoring.
8. International transfers
Some providers (e.g. Google, Stripe) may process data outside the European Economic Area. Where this happens, transfers are safeguarded by appropriate GDPR mechanisms such as the European Commission's Standard Contractual Clauses or adequacy decisions.
9. Data retention
- Call data (recordings, transcripts, summaries, caller contacts) is kept for at most 365 days, then automatically deleted.
- Account data is kept while the account is active. On a deletion request the service is disabled immediately and data is permanently erased after a 30-day grace period (see the deletion page).
- The address-book copy (phone address book and Outlook contacts) is kept for as long as the corresponding consent is active: turning it off, or disconnecting the Microsoft account, deletes the copy immediately.
- Webhook delivery logs (the content sent and the response received) are kept for 30 days; the operation log for API keys, apps and webhooks for 12 months.
- Some data (e.g. payment/tax records) may be retained longer where required by law.
10. Your rights
Under Articles 15–22 GDPR you have the rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, and the right to withdraw consent at any time. You can:
- Export your data and delete your account directly in the App (Settings), or via the dedicated page.
- Email privacy@hubtec.it to exercise any right.
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (in Italy, the Garante per la protezione dei dati personali).
11. Security
We apply appropriate technical and organizational measures (encryption in transit, access control, secret segregation) to protect data against unauthorized access, loss or disclosure.
12. Children
The service is intended for professionals and businesses and is not directed to persons under 18. We do not knowingly collect data from minors.
13. Changes
We may update this policy. For material changes we will notify you in the App or by email. The effective date is shown at the top of the page.
14. Contact
Questions about this policy: privacy@hubtec.it. Public version: https://app.talki.it/privacy.